目前雖然預計到2010年中國電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國卻只有不到10 %的企業擁有自己的企業郵箱，而中小型企業所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業建立企業郵箱已經迫在眉睫，那么，中小企業該如何建立企業郵箱呢?

　　目前，企業建立企業郵箱一般有以下幾種形式：免費郵箱、上網時附送獲得的郵箱、使用免費軟件自建郵箱、購買專業企業郵箱服務商提供的郵箱服務。

　　免費郵箱在安全性、穩定性、效率(通信的及時性)以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費電子郵箱不穩定，經常無法正常收發郵件，甚至發生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費郵箱內垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現象也屢見不鮮。此外，免費郵件服務市場的不規范和服務品質的差異化也不利于樹立統一的企業形象，提升工作效率。雖然成本上是免費的，但是企業使用免費信箱的狀況仍令人擔憂，這不僅會造成四川公司業務信息的不安全，而且也容易造成業務郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，如果公司日常廣告宣傳及公司員工名片上出現的是類似aa@×××.com之類的免費信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務活動也顯得不太妥當，有損于公司形象。另外，企業員工如果使用免費郵件，還可能會產生對業務往來信息無法管理的現象，例如：員工離職，由于信箱是員工個人的，在離職時不會交還給公司，因此隨業務往來的信件也就隨員工的辭職而無法及時處理，這就會造成不可估量的后果。上網時附送獲得的郵箱是建立在一定的消費基礎之上，從整體成本考慮并沒有給企業帶來太多的利益。而且附送的郵箱通常數量和容量都極其有限，例如：許多公司在使用當地電信部門或虛擬主機服務提供商提供的1-10個信箱，這對一個稍大的企業來說是遠遠不夠的。因此，上網時附送獲得的郵箱并不能充分滿足企業用戶的實際需求，而且同免費郵箱一樣存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整體形象樹立等問題。

　　使用免費軟件自建企業郵箱可以滿足一定用戶數量的基本收發需求，但隨著用戶數量的擴大和對本地化、專業化電子郵局功能、性能方面需求的日益提升，這些免費電子郵局系統的性能缺陷日益突出：系統性能隨著用戶數的增多而急劇下降;可靠性低，收發不穩定甚至丟失郵件;安全性差，密碼易被竊取，商業機密易泄露;產品界面不友好，安裝使用不方便;中文處理常出現問題，代碼之間難以轉換;服務支持維護無保障等。這些都成為免費企業郵箱所面臨的現狀。

　　專業的企業郵箱服務商，通常都使用高端的郵件系統，并且有專業的技術工程師為用戶提供服務。除此之外，在郵件安全方面也有保障，例如反垃圾郵件，反病毒郵件，郵件加密通訊等。讓企業在使用的過程中可以后顧無憂。專業的企業郵箱服務商還有一個優勢是企業自身所不具備的，即在國內及海外的多個主干網機房內設置有郵件服務器。比如，中國萬網就在國內的電信、網通以及海外設有多個郵件服務器，并有專享帶寬，讓用戶的郵件可以暢通無阻。對于有許多分支機構的企業來說，只架設一臺服務器，是遠遠不夠的，而架設多臺服務器，成本又會加大。因此，選擇專業的企業郵箱服務商提供的企業郵箱服務是非常明智的。